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Excel表格制作基本理念

时间:2019-10-06 来源:半亩故事园

Excel最基本的功能,就是使用其单元格来进行各种表格的制作,只要是你所需要的,根据各自的实际情况和需求,Excel都可以制作出你所想要的表格。


以本人实际经验,来和大家交流制作Excel表格的基本理念,以助于大家在实际工作中能得到应用。


下面就以此图为例,来给大家简单分析。



1,隐藏部分行和列。


建议把前4行和4列(具体多少行和列,可根据情况而定),重点是要说为何把部分行和列隐藏。


因为Excel表格只是最基本的,只要是表格,就存在可能被其他表所引用,使用的情况,那么,我们在制作表格的时候,有些可能会漏掉,而一旦大量数据在输入之后,需要再对表格进行更改,如果表中有大量公式使用,则可能因为一些行和列的插入,而直接导致公式的引用出现错行,错列的问题。而为了避免此问题的出现,我们提前在表前进行列的隐藏和行的隐藏,到后续需要进行插入的时候,我们只需要把表格的部分数量进行移动,即可简单解决此问题。


2,序号


很多人把序号都忽略了,而事实在经验中,此列也具有很重要的意义。


其一,序号的数值,能让人一下很明了地查看此表的总数,比如上表中的人数。


其二,对于数据量大的,经常使用筛选的功能,而筛选有可能会使得表格的排序发生变化,而要恢复时,使用序号列是最简单的方法。


其三,多个表格在引用时,可以查看对应数据所对应的序号,因为序号具有惟一性。再去查其他数值时,很方便。


3,表头的制作。


之前有一篇,在此先做引用:


Excel表格制作常用二分表头


对于那些项目在左侧输入,那些项目在表格上方输入,根据Excel的特性即可。


对于值比较长的,最好以列为单位向下输入,比如上面表中的学号。向下翻阅会比较好,如果反过来。



刚需要把EFGHIJK等列都要变得很宽,而原来的,则只需要一列变宽即可解决。


所以,规则就是单元值宽,长的,以列为单元向下录入。


表格上方的项目,以较短的项目名为主。


表格上方的项目,比如日期项,1号-31号等。1-52周,1-12月等


4,惟一性字段的设置


如上表中的学号字段,除了序号,一个学校里面,可能会存在重名的情况,但他们之间的班级,学号等信息却不一样。通过这样,要查询一些惟的信息时,学号就具有惟一性。


也是后续多个表进行关联时的重要连接项。


如,编码,学号,件号,身份证号,等


5,颜色的标识


除了表,需要展示的还有区别性,不同的颜色可能代表不同的意义,比如库存安全可以设置一种颜色,低于安全库存时,显示另一种颜色,还有及格显示什么,满分显示什么等。


当然,条件颜色也可以进行设置,会根据设置的条件自动变化。


6,特殊情况:


如果是表格加图表的情况,基本是以简洁为主,能清晰表达时间和结果之间的变化,反应是改善有效还是无改善等。